Belső kommunikáció ... egység a partnerek előtt
A vállalati összképről az első benyomást a kifelé irányuló kommunikáció határozza meg. Gyakran vannak olyan vállalkozásformák, üzleti szituációk amikor a partner (vevő) jelen van (ügyfélfogadás, szervizek, üzletek), illetve bizonyos esetekben egy klasszikus tárgyalás közben is kell megbeszélést tartani csapaton belül.
Az alábbiakban alapján szeretnénk rávilágitani miért tartjuk kiemelkedően fontosnak egy vállalkozás életében azt, hogy struktúráltan, megtervezetten fel legyen épitve a belső kommunikáció, térben és időben is tökéletesen pozicionálva.
Nézzünk egy tipikusan kisvállalkozási szinten valóban megtörtént esetet.
Szereplőink a tulajdonos és az alkalmazott. Bejön a vevő, alkalmazott kiszolgálja, kiszolgálná, ám a tulajdonos "kiveszi a kezéből" a feladatot:
Miután a vevő elmondja mit, hogy szeretne, hősünk megretten a feladattól és vissza delegálja a munkát az alkalmazottnak. Milyen gondolatok cikáznak ilyenkor a fejekben:
* Vevő: megriad nem érti a helyzetet, húzzák az időmet, mit kapok a pénzemért, ha ilyen "káosz" van
* Alkalmazott: szintén nem érti a szituációt, na a főnök mindent jobban tud, vagy mégse, nem érek eleget
* Tulajdonos: majd én kiszolgálom a vevőt, van elég rutinom,majd én megmutatom hogy kell: ÉN VAGYOK A FŐNÖK!!
De a fenti szituáció, egy tárgyaláson is megtörténhetett volna. Amikor olyan fordulatot vesz a megbeszélés, hogy mindenképpen egyeztetni kell csapaton belül, bizalmasan.
Ne ügyfeleink előtt beszéljük meg a belső ügyeinket, legyünk tisztában, hogy kinek mire van kompetenciája, előre tisztázzuk a szabályokat, hatásköröket. Ezzel motiváljuk a beosztottat, lássuk el folyamatosan információkkal, amennyiben változás van. Illetve rendszeresen tegyünk visszajelzéseket, ezzel elkerülve az egyre jobban dagadó értetlenséget és elégedetlenséget.
Tárgyaláson, ne mimikával, kézjelekkel, papírcetlikkel üzenjünk a csapatunk tagjainak, hanem kérjünk időt partnerüntől, vonuljunk félre és egyeztessünk.
Legyenek előre leosztva a szerepek, döntéshozó, támogató, megbeszélést vezető.